MS Teams – Chat mit externen Teilnehmern mit persönlichem Teams Konto

Update 2026: Externe Kommunikation in Microsoft Teams

Dieser Artikel beschreibt den Chat mit Kontakten die ein persönliches Teams-Konto nutzen. Seit 2022 hat Microsoft die Möglichkeiten für externe Kommunikation deutlich erweitert. Heute gibt es drei verschiedene Wege, je nach Situation des externen Kontakts.

Weg 1: Externer Kontakt hat ein Unternehmens-Teams-Konto (Federated Chat)

Das ist der häufigste Fall bei Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Wenn die externe Person ein von ihrer Firma verwaltetes Teams-Konto hat, kann man direkt chatten, ohne dass jemand ein persönliches Konto benötigt.

• Neuen Chat starten → vollständige E-Mail-Adresse des externen Kontakts eingeben
• Teams sucht den Kontakt über den Federated-Dienst und stellt eine Verbindung her
• Voraussetzung: Der Administrator hat den externen Zugriff (Federation) aktiviert

Wichtig: Viele große Unternehmen und Konzerne sperren den Federated Chat aus Compliance-Gründen. Wenn Weg 1 nicht funktioniert, liegt es fast immer daran, dass die IT der anderen Firma diese Einstellung deaktiviert hat.

Weg 2: Externer Kontakt hat ein persönliches Teams-Konto

Das ist der Weg den der ursprüngliche Artikel beschreibt. Er gilt für Kontakte die Teams privat nutzen, also nicht über ein Unternehmen.

• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kontakts eingeben
• Der Kontakt erhält eine Einladung und muss diese akzeptieren
• Hinweis: Man kann bis zu 10 Nachrichten senden bevor der Kontakt die Einladung akzeptiert hat

Weg 3: Freigegebener Kanal (Teams Connect)

Seit 2022 gibt es freigegebene Kanäle. Damit kann man externe Partner direkt in einen Teams-Kanal einladen, ohne dass sie die Organisation wechseln müssen. Ideal für langfristige Zusammenarbeit mit externen Partnern.

• Der externe Partner hat Zugriff auf den Kanal mit Dateien, Besprechungen und Chats
• Kein Wechsel des Tenants nötig, der Kanal erscheint direkt in ihrer Teams-App

Voraussetzung: Technische Grundlage ist Microsoft Entra B2B Direct Connect. Beide Tenants müssen gegenseitig eine Vertrauensstellung konfigurieren. Das ist deutlich aufwändiger als normale Federation und muss von den IT-Abteilungen beider Organisationen eingerichtet werden. Daher ist dies der wohl am seltenste Auftretende Fall bei der Kommunikation mit externen.

Typischer Anwendungsfall: Eine Firma wird zugekauft und behält ihren eigenen Tenant. Beide Firmen arbeiten künftig unter einem Dach zusammen, brauchen aber einen strukturierten Weg der Zusammenarbeit über Tenant-Grenzen hinweg. Für den täglichen externen Chat mit Kunden oder Partnern ist Weg 3 deshalb nur selten die richtige Wahl.

Die Rolle des Administrators

Alle drei Wege müssen vom Administrator im Teams Admin Center freigegeben sein. Unter Einstellungen → Externer Zugriff kann konfiguriert werden, welche Arten der externen Kommunikation erlaubt sind.

Update Ende

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Das Ziel von MS Teams ist, die Kommunikation auf allen Ebenen zu ermöglichen. Hierzu gehört auch Möglichkeit mit externen Partnern zu kommunizieren, deren MS Teams Account nicht durch ein Unternehmen verwaltet wird. Die also ein persönliches MS Teams Konto haben.

Abhängig von den administrativen Einstellungen Ihrer Organisation und des Benutzers des persönlichen Teams-Kontos:

• Beginnen Sie Unterhaltungen mit externen Benutzern des persönlichen Teams-Kontos.
• Externe Teams-Benutzer mit persönlichen Konten können Gespräche mit Teams at Work-Benutzern beginnen.

Starten eines Chats mit Benutzern eines persönlichen Teams-Kontos:

• Teams-Benutzer, die von einer Organisation verwaltet werden, können Benutzer des persönlichen Teams-Kontos einladen, mit denen sie chatten möchten, indem sie die vollständige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingeben. Persönliche Benutzer von Teams können die genaue organisatorische E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben, den sie erreichen möchten, und versuchen, einen Chat zu starten.
• Wenn die Person, mit der Sie chatten möchten, noch kein Teams-Benutzer ist, erhält sie eine E-Mail oder eine Textnachricht, in der sie aufgefordert wird, über ein persönliches Konto an der Unterhaltung teilzunehmen. Wenn sie sich registrieren und bei ihrem persönlichen Teams-Konto anmelden, können sie am Chat teilnehmen.
• Sobald die Person, die Sie eingeladen haben, die Einladung annimmt, können Sie einen neuen 1:1- oder Gruppenchat starten oder sogar zu einem bestehenden externen Gruppenchat hinzufügen. Dieser Chat-Thread wird neben Ihren anderen Chats angezeigt, es ist kein Mandantenwechsel erforderlich, um den Chat anzuzeigen.
• Als Teil Ihres Chats können Sie umfangreiche Nachrichten, GIFs und Medien senden und empfangen.
• Sei nur in den Gesprächen, in denen du sein willst. Sie können Nachrichten von externen Benutzern blockieren oder einen Gruppenchat verlassen.
• Teams-Benutzer, die von einer Organisation verwaltet werden, und Benutzer des persönlichen Teams-Kontos haben die Möglichkeit, externe Einladungen abzulehnen.
  Man kann einem externen Benutzer bis zu 10-mal eine Nachricht senden, bevor er sie akzeptiert, aber wenn die Nachricht nach 10 Nachrichten nicht akzeptiert wird, können Sie keine zusätzlichen Nachrichten an diesen Benutzer senden.

IT-Administratoren haben klarerweise die Möglichkeit, diese Funktion zu steuern

• Outbound Kommunikation – also von Ihrem Unternehmen zum externen Partner … zu Kontakten mit persönlichen MS Teams Accounts, die nicht durch ein Unternehmen verwaltet werden.
• Inbound Kommunikation – also vom externen Partner zu Ihnen. Hierbei geht es ebenfalls um die Kontakte, die nicht durch ein Unternehmenskonto verwaltet werden.

Diese Einstellungen können im Admin Center von MS Teams aktiviert oder deaktiviert werden.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Information haben helfen können.

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