Copilot ist dann am nützlichsten wenn man weiß was man fragen soll. Aber das alleine reicht nicht aus. Denn die Magie bei KI liegt in der Richtigen Fragestellung. Also das ich weiß wie ich fragen soll.
Die folgende Sammlung gibt Ihnen 15 getestete Prompts für drei Phasen eines Teams-Meetings: die Vorbereitung, das Meeting selbst und die Nachbereitung. Also nicht nur das was, sondern auch das wie.
Nutzen Sie diese 15 Prompts als Ausgangspunkt um das was und wie auf Ihre spezifische Situation anzupassen.
Voraussetzung: Eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz und für die Prompts während und nach dem Meeting eine aktive Transkription. Wie Sie die Transkription aktivieren, erklärt unser Artikel Microsoft Teams Transkription aktivieren.
Inhaltsverzeichnis
A) Vor dem Meeting: Vorbereitung mit Copilot
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Doch nicht immer hat man ausreichend viel Zeit dafür. Und da ist ein Assistent der einen ein bisschen Arbeit abnimmt sehr willkommen. Diese Prompts helfen Ihnen, sich in wenigen Minuten auf ein Meeting vorzubereiten, ohne selbst langwierig durch E-Mails und Dokumente suchen zu müssen.
Prompt 1: Meeting-Kontext zusammenfassen
Wann: Vor einem Meeting mit Teilnehmern mit denen Sie länger nicht gesprochen haben.
„Fasse die letzten E-Mails und Dokumente zusammen, die ich mit [Name] ausgetauscht habe. Was waren die wichtigsten Themen und offenen Punkte?“
Copilot durchsucht Ihre E-Mails und Dokumente und liefert eine kompakte Zusammenfassung des Kontexts.
Prompt 2: Agenda vorbereiten
Wann: Wenn Sie das Meeting leiten und noch keine fertige Agenda haben.
„Erstelle eine Agenda für ein 60-minütiges Meeting zum Thema [Thema]. Teilnehmer sind [Rollen]. Ziel des Meetings ist [Ziel]. Strukturiere die Agenda mit Zeitangaben.“
Je konkreter das Ziel, desto nützlicher die Agenda. Passen Sie die Zeitangaben an Ihre Teilnehmerzahl an.
Prompt 3: Offene Punkte aus früheren Meetings
Wann: Bei Folgeterminen oder regelmäßigen Jour-fixe-Meetings.
„Welche Aufgaben und offenen Punkte wurden in den letzten Meetings mit [Person oder Team] vereinbart und sind noch nicht erledigt?“
Copilot durchsucht Transkripte und E-Mails nach offenen Aufgaben und erinnert Sie an Zusagen.
Prompt 4: Besprechungsvorbereitung über Outlook
Wann: Direkt in der Outlook-Besprechungseinladung über „Prepare for this meeting“.
„Was sind die wichtigsten Themen und Hintergrundinformationen zu diesem Meeting, auf die ich vorbereitet sein sollte?“
Copilot nutzt die Einladung, die Teilnehmer und relevante Dokumente als Kontext für die Antwort.
Prompt 5: Fragen für das Meeting vorbereiten
Wann: Wenn Sie als Teilnehmer in ein Meeting gehen und gut vorbereitet wirken wollen.
„Ich nehme an einem Meeting zum Thema [Thema] teil. Welche drei wichtigen Fragen sollte ich stellen, um die Diskussion voranzubringen und Klarheit über [spezifischer Aspekt] zu bekommen?“
Besonders nützlich wenn Sie kurzfristig zu einem Meeting eingeladen werden und wenig Zeit zur Vorbereitung haben.
B) Während des Meetings: Copilot live einsetzen
Copilot liest das Transkript in Echtzeit mit. Diese Prompts helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, ohne selbst mitschreiben zu müssen. Voraussetzung: Die Transkription ist aktiv.
Prompt 6: Zwischenstand abfragen
Wann: Nach längeren Diskussionen wenn Sie den roten Faden etwas verloren haben.
„Fasse die bisherige Diskussion in drei Sätzen zusammen. Was wurde besprochen, was wurde entschieden?“
Copilot fasst das bisherige Transkript zusammen und gibt Ihnen sofort einen kompakten Überblick.
Prompt 7: Aufgaben identifizieren
Wann: Gegen Ende des Meetings um sicherzustellen dass alle Aufgaben festgehalten sind.
„Welche Aufgaben wurden bisher in diesem Meeting vereinbart? Liste sie auf mit der zuständigen Person und dem Datum, falls genannt.“
Ideal um kurz vor Meeting-Ende sicherzustellen dass keine Aufgabe vergessen wurde.
Prompt 8: Offene Punkte hervorheben
Wann: Wenn die Diskussion komplex ist und Sie sicherstellen wollen dass nichts offen bleibt.
„Welche Fragen und Punkte wurden in diesem Meeting angesprochen aber noch nicht abschließend geklärt?“
Copilot identifiziert Punkte die erwähnt aber nicht entschieden wurden und hilft dabei den Fokus zu halten.
Prompt 9: Meinungsunterschiede sichtbar machen
Wann: In Diskussionen wo verschiedene Positionen vertreten werden.
„Welche unterschiedlichen Standpunkte wurden zu [Thema] geäußert? Fasse die verschiedenen Positionen neutral zusammen.“
Nützlich um Diskussionen zu strukturieren und sicherzustellen dass alle Perspektiven gehört wurden.
Prompt 10: Agenda-Fortschritt prüfen
Wann: Als Moderator um sicherzustellen dass das Meeting im Zeitplan bleibt.
„Welche Agendapunkte haben wir bereits besprochen und welche stehen noch aus? Wir haben noch [X] Minuten.“
Copilot gleicht das Transkript mit der Agenda ab und zeigt was noch fehlt.
C) Nach dem Meeting: Ergebnisse festhalten
Das Meeting ist vorbei, das Transkript liegt vor. Diese Prompts helfen Ihnen, die Ergebnisse schnell zu dokumentieren und weiterzugeben, ohne selbst ein Protokoll schreiben zu müssen.
Prompt 11: Kurze Zusammenfassung
Wann: Wenn Sie schnell einen Überblick benötigen ohne vollständiges Protokoll.
„Erstelle aus dem Transkript dieser Besprechung eine strukturierte Zusammenfassung. Gliederung: besprochene Themen, getroffene Entscheidungen, offene Punkte. Verwende ausschließlich Word-Formatvorlagen und Aufzählungspunkte.“
Dieser Prompt ist aus unserem Artikel über Besprechungsprotokoll aus dem Transkript erstellen und hat sich in der Praxis bewährt.
Prompt 12: Aufgabenliste als Tabelle
Wann: Um alle Aufgaben strukturiert festzuhalten und zuzuweisen.
„Erstelle aus dem Transkript eine vollständige Liste aller vereinbarten Aufgaben als Tabelle mit vier Spalten: Aufgabe, Verantwortlich, Fällig am, Status. Trage bei Status ‘Offen’ ein. Falls kein Datum genannt wurde, lasse die Spalte leer. Verwende ausschließlich Word-Formatvorlagen.“
Das Ergebnis kann direkt als Grundlage für eine SharePoint-Liste oder Planner-Aufgaben verwendet werden.
Prompt 13: Formelles Protokoll
Wann: Wenn ein vollständiges, formelles Protokoll für die Ablage oder Weitergabe benötigt wird.
„Erstelle aus dem Transkript ein formelles Besprechungsprotokoll. Beginne mit einer Tabelle mit drei Spalten für die Teilnehmer: Teilnehmer, Anwesend von, Anwesend bis. Danach mit Aufzählungspunkten: Tagesordnung, besprochene Themen, Beschlüsse, offene Punkte, nächste Schritte. Verwende ausschließlich Word-Formatvorlagen.“
Das Protokoll kann direkt weitergegeben werden. Prüfen Sie die Teilnehmertabelle und die Uhrzeiten, da Copilot diese aus dem Transkript ableitet.
Prompt 14: Follow-up E-Mail formulieren
Wann: Um nach dem Meeting schnell eine Zusammenfassung an alle Teilnehmer zu senden.
„Verfasse eine kurze Follow-up E-Mail an alle Meeting-Teilnehmer. Fasse die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen zusammen und liste die vereinbarten Aufgaben mit Verantwortlichen auf. Ton: sachlich und freundlich.“
Der Entwurf kann direkt in Outlook übernommen und angepasst werden. Copilot fügt die Teilnehmer aus dem Transkript automatisch ein.
Prompt 15: Nächstes Meeting vorbereiten
Wann: Um aus den offenen Punkten dieses Meetings direkt die Agenda für das Folgemeeting zu erstellen.
„Welche Punkte aus diesem Meeting sollten beim nächsten Termin besprochen werden? Erstelle daraus eine vorgeschlagene Agenda für das Folgemeeting.“
Der perfekte Abschluss: Das nächste Meeting ist bereits vorbereitet bevor Sie den Computer schließen.
Tipp: Prompts in OneNote als Vorlagen speichern
Sobald Sie Prompts gefunden haben die für Sie zuverlässig gute Ergebnisse liefern, speichern Sie sie in OneNote als persönlichen Prompt-Katalog. So haben Sie Ihre besten Prompts immer griffbereit und müssen sie nicht jedes Mal neu eintippen.
Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, dann wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.
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