Kommunikationskanäle: Outlook außen, Teams innen und Copilot als Schnittstelle

Freitagnachmittag, 16:40 Uhr. Ein Kunde schreibt eine lange E-Mail. Darin enthalten fünf offene Fragen zum nächsten Projektschritt. Jetzt wird es stressig, denn Sie sind eh schon länger im Büro als Sie eigentlich wollten. Allerdings kann die Beantwortung dieser E-Mail nicht bis Montag warten. Also muß es schnell gehen.
Bevor Sie antworten können, müssen Sie sich jedoch intern mit zwei Kollegen abstimmen, was Sie zusagen können und was nicht. Sind die Kollegen noch verfügbar? Ein Blick auf den Anwesenheitsstatus, beide sind noch online. Also ran an die Arbeit. Und genau an dieser Stelle zeigt sich, wie Outlook und Teams in der Praxis zusammenspielen, und wie Copilot dabei hilft, doch noch früh ins Wochenende zu kommen und trotzdem nichts zu verlieren.

In vielen Unternehmen hat sich eine klare Arbeitsteilung eingespielt, auch wenn sie selten ausgesprochen wird: Outlook ist der Kanal nach außen, zu Kunden, Partnern und Lieferanten. Teams ist der Ort, an dem intern gearbeitet, abgestimmt und entschieden wird. Copilot bildet die Schnittstelle zwischen beiden Welten, und genau darum geht es in diesem Artikel.

Outlook bleibt der Kanal nach außen

Das ändert sich durch Copilot nicht, und das hat mehrere Gründe. Kunden erwarten noch immer eine E-Mail, auch wenn ein Chat über Teams technisch möglich wäre. Zudem lässt sich Teams-Chat nach außen aus Sicherheitsgründen oft gar nicht nutzen, wenn Unternehmen diese Option deaktivieren. Outlook bleibt deshalb die erste Anlaufstelle für externe Kommunikation.

Copilot fasst die externe Anfrage zusammen

Daher macht Copilot in Outlook viel Sinn. Bei einer langen, verschachtelten E-Mail wie im Beispiel oben lohnt sich der erste Griff zu Copilot. Mit einem gekonnten Prompt fasst Copilot die fünf offenen Fragen des Kunden in wenigen Sätzen zusammen. Mit einem weiteren Prompt markiert Copilot, welche Punkte eine schnelle Antwort erlauben und welche erst intern geklärt werden müssen. Diese Einschätzung sollten Sie noch einmal verifizieren und bei Bedarf korrigieren. Und dann kommen Sie ins Spiel: Sie starten die interne Abstimmung nicht mit dem vollständigen Fließtext der E-Mail, sondern mit einem auf das Wesentliche reduzierten Extrakt, der für die Abstimmung nützlich ist.

Der Weg nach innen: Teams übernimmt die Abstimmung

Die interne Abstimmung findet über Teams statt. Für das Kundenprojekt haben Sie natürlich ein internes Team angelegt. Jetzt braucht es nur noch den passenden Kanalpost. Aus der Zusammenfassung heraus lässt sich dieser problemlos erstellen. Jeder ist sofort im Bilde, ohne dass Kollegen Zeit mit dem Lesen der langen E-Mail verlieren müssen.

Sollten Sie ein Meeting benötigen, hilft Ihnen Copilot auch dabei. Für die Meeting-Agenda überträgt Copilot den Kontext mit: Wer hat angefragt, worum geht es, welche Fragen sind offen. Die interne Abstimmung findet damit dort statt, wo sie hingehört, im internen Teams-Kanal.

Der Rückweg: ein gemeinsames Meeting mit intern und extern

Der Rückweg endet in der Praxis selten bei einer einzelnen Antwort-E-Mail. Zunächst steht die Antwort an den Kunden, die ihn zum Beispiel für Montag zu einem gemeinsamen Teams-Meeting einlädt, zu dem sowohl der externe Kunde als Gast als auch die eigenen Kollegen aus der internen Abstimmung kommen. Genau hier wird die Trennung zwischen innen und außen noch einmal wichtig. Für die Antwort-E-Mail an den Kunden kann Copilot die Ergebnisse des internen Teams-Meetings direkt aus dem Transkript so aufbereiten, dass dem Kunden die wichtigsten Antworten vorgestellt werden. Die weitere Klärung offener Fragen bleibt dem persönlichen Gespräch vorbehalten, das in die Tiefe gehen kann. Auch für das gemeinsame Meeting selbst erstellt Copilot ganz selbstverständlich eine Zusammenfassung.

Aber Vorsicht: Übernehmen Sie diese E-Mail nicht ungeprüft. Auch Copilot kann dabei aus Versehen Fehler machen. Ein Satz zur internen Preiskalkulation oder zu einem Lieferantenproblem, der in der internen Vorabstimmung gefallen ist, kann so in einer Zusammenfassung landen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass so etwas nicht an den externen Teilnehmer geht.

Human in the Loop: Zusammenfassungen vor dem Versand prüfen

Dass Sie als Mensch den oben beschriebenen Prozess steuern, ist essenziell. Denn Copilot trennt intern und extern nicht automatisch, das bleibt Ihre Aufgabe. Deshalb sollten Sie immer zwei Versionen der Zusammenfassung anfertigen: eine interne Version mit allen Details für das eigene Team, und eine bereinigte Version, die die Basis für die Kommunikation an den Kunden bildet. So bleiben Sie als „Human in the Loop“ im Prozess und können die von Copilot generierten Ergebnisse mit gutem Gewissen versenden.

Teams-Perspektive: Wo die eigentliche Arbeit passiert

Den Anfang nahm unsere Reise mit der E-Mail aus Outlook, die Copilot zusammengefasst hat. Die eigentliche Abstimmung, die Aufgabenverteilung und am Ende auch das gemeinsame Gespräch mit dem Kunden finden in Teams statt. Mit der Unterstützung von Copilot ließ sich der Kommunikationsweg in Teams so optimieren, dass die knappe Zeit bestmöglich genutzt wurde, um schnell und effizient zu einem Ergebnis zu kommen. Erreicht haben Sie das durch den bewussten Einsatz des passenden Kommunikationsmittels zur richtigen Zeit und die Wahl der richtigen Werkzeuge am richtigen Platz, unterstützt von Copilot und geleitet von Ihrem Fachwissen und Ihrer Expertise.

Weiterführend in der Copilot-Serie

Der Weg von Outlook zu Teams ist der Auftakt. Wie es danach weitergeht, zeigen drei weitere Artikel dieser Serie: wie aus einem Kanalpost ein fertiges Teams-Meeting wird, wie Sie nach dem Meeting zur fertigen Zusammenfassung kommen, und wie sich daraus ein vollständiges Besprechungsprotokoll erstellen lässt.

Checkliste für den Übergang von Outlook zu Teams

In diesem Artikel ging es um die Zusammenarbeit von Outlook und Teams:

• Lange externe E-Mails von Copilot zusammenfassen lassen, bevor Sie intern reagieren
• Internen Klärungsbedarf direkt als Teams-Kanalpost oder kurzes Meeting ansetzen, nicht per E-Mail zurückschreiben
• Bei gemeinsamen Meetings mit externen Gästen: interne und externe Zusammenfassung getrennt denken
• Jede Zusammenfassung, die an einen externen Teilnehmer geht, vor dem Versand selbst gegenlesen

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, dann wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Sie möchten wissen, wie Sie Outlook und Teams mit Copilot sauber trennen und trotzdem verbinden? Dann senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage. Wir rufen Sie gerne zurück.

Wir freuen uns auf Sie.

ms-teams.at powered by kuester.it