Der Schlüssel zur Produktivität: Office und Micorsoft 365 Schulungen

I. Einleitung

A. Die Bedeutung von Produktivität in der modernen Geschäftswelt

Die Produktivität ist ein besonders wichtiges Thema. Denn die Produktivität ist das Verhältnis von Einsatz und Ausbringung. Im Englischen Output (Ausbringung) und Input (Einsatz)

Produktivität = Output / Input also Ausbringungsmenge / Einsatzmenge

Dies ist nur eine grobe Beschreibung der Produktivität, um das Prinzip zu verdeutlichen. Eine sehr detaillierte Beschreibung der Produktivität ist auf der Webseite bwl-wissen.net zum Beispiel zu finden. Für diesen Artikel fokussieren wir natürlich auf die Arbeitsproduktivität, welche beim Einsatz von Office und MS 365 Schulugnen deutlich gesteigert werden kann.

B. Die Rolle von Office und Microsoft 365 in Unternehmen

Microsoft 365 ist aktuell die größte und wichtigste Plattform für die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Die altbekannten Werkzeuge aus der MS Office Suite – z.B. Excel, Word oder Outlook – um nur einige zu nennen – sind persönliche Produktivitätswerkzeuge. Microsoft 365 mit dem Fokus auf Zusammenarbeit ist ein unternehmensweites Produktivitätswerkzeug. Die Bedeutung dieses Werkzeugs lässt sich auf einige Kernaspekte zusammenfassen:

1. Vorteile der Online Zusammenarbeit. Sei es mit externen Partner – oder dass Mitarbeiter im Home Office ihre Arbeit verrichten können.
2. Verbesserung der Sicherheit und Beherrschung der Informationsvielfalt. Hier sei exemplarisch der Wildwuchs von Speicherorten erwähnt.
3. Vielfalt der zur Verfügung stehenden Werkzeuge für häufige Aufgaben im Unternehmen. Und ständiges Update bzw. Verbesserung dieser Werkzeuge.
4. Teamzusammenarbeit auf einer zentralen Oberfläche. Hier MS Teams. Dadurch wird auch die Möglichkeit des Datenschutz und der Workflow Verwaltung zentral möglich.
5. Konnektivität mit Anbietern außerhalb des Microsoft Ökosystems.

II. Warum Schulungen für Office und Microsoft 365 wichtig sind

Die Zusammenfassung der oberen beiden Punkte A und B zeigt auf, warum es eine Notwendigkeit von Schulungen für den effektiven Einsatz von MS Office und MS 365 gibt. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen kann und soll die vorhandenen Werkzeuge effektiv und zielgerichtet einsetzen.
Viele Mitarbeiter wissen nicht einmal über die Existenz gewisser Werkzeuge, noch wie man sie richtig verwendet.
Hier sind Schulungen das A und O, um die Produktivität mit den eingesetzten Mitteln steigern zu können.

A. Neue Funktionen und Updates

1. Regelmäßige Veröffentlichung von Updates
   Die Microsoft 365 Suite und die darin enthaltenen MS Office Programme unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung. Neue Funktionen kommen z.B. in Excel dazu. Neue Programme wie OneNote oder Whiteboard finden Einzug in das Produktportfolio und die Aufgabenverwaltunf, die ehemals in Outlook war, wird nun durch To-Do erledigt.
   Viele Neuerungen, welche den Mitarbeitern Zeit rauben, wenn sie sich alleine damit auseinandersetzen müssen.
2. Maximierung der Nutzung neuer Funktionen
   Die Nutzung der oben beschriebenen Neuerungen und Werkzeuge stellt viele Mitarbeiter vor folgende Herausforderung: Neues Wissen – und das Neue dann auch für den eigenen Arbeitsalltag einordnen können.
   Hier sind Schulungen natürlich eine wichtige Möglichkeit, um die Mitarbeiter up to date zu halten und damit die Investition in die MS 365 Umgebung bestens zu rechtfertigen.

B. Effiziente Nutzung der Tools

1. Vermeidung von Zeitverschwendung
   Wer kennt die Situation nicht selber? Ein Dokument wird an viele Kollegen weitergeleitet per Email. Danach bekommt man von jedem Kollegen mindestens eine Version zurück und muss dann mühselig die Änderungswünsche der Kollegen in einem Dokument zusammenfassen. Diese Zeitverschwendung kann durch qualifizierte Schulungen vermieden werden.
2. Steigerung der Arbeitsqualität
   Kommunikation und Kollaboration weitestgehend an einem Ort zu bündeln und die benötigten Werkzeuge der Microsoft 365 Suite dann zur Verfügung zu haben, wenn sie benötigt werden, steigert die Arbeitsqualität immens. Auch, dass alle Informationen dort zusammengeführt werden wo sie benötigt werden ist ein großes Plus in der Arbeitsqualität. Wie jedes Team Mitglied dazu beitragen kann, wird in Schulungen und Workshops an die Mitarbeiter weiter gegeben.

C. Sicherheitsaspekte

1. Schutz vor Datenverlust und Cyberbedrohungen
   Der Schutz vor Datenverlust und Cyberbedrohunen fängt natürlich auch bei den Mitarbeitern an. Neben den umfangreichen Werkzeugen, die Computer und Netzwerke schützen, ist es ebenso wichtig, die Mitarbeiter in Schulungen auf mögliche Gefahren und Fehlverhalten hinzuweisen. So werden die Mitarbeiter ermutigt, mit den neuen Werkzeugen zu arbeiten und gleichzeitig das Bewusstsein zu schärfen, welche “Gefahren” durch falsche Verwendung entstehen können.
2. Richtlinien und bewährte Verfahren
   Richtlinien für die Zusammenarbeit mit MS Office und Microsoft 365 Produkten sind als Leitplanke für die Arbeit innerhalb des Unternehmens zu sehen. Das beginnt mit einer Netiquette für die Verwendung von MS Teams, geht über Richtlinien für das Teilen von Dokumenten bis hin zu Richtlinien für die Computersicherheit.
   Die Vermittlung dieser wichtigen und sicherheitsrelevanten Informationen kann in Workshops – wie auch mit Videos – erfolgen.

III. Die verschiedenen Schulungsangebote

Ziel einer jeden Schulung ist es natürlich, den Mitarbeitern die Sicherheit und das Wissen an die Hand zu geben, die Werkzeuge des Unternehmens gekonnt und effektiv einzusetzen. Und somit die Effektivität und die Produktivität zu steigern.

A. Video Tutorials und Webinare

1. Videotutorials
   Videotutorials sind eine einfache Möglichkeit, Schulungsinhalte aufzuzeichnen und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Eine weitere Möglichkeit wäre es, die Videos in MS Teams hochzuladen und direkt als Registerkarte zu verlinken.
   Ein anderer Weg bietet sich über Microsoft Stream an – das firmeninterne YouTube -. Die Schulungsinhalte können dort in Gruppen zur Verfügung gestellt werden.
2. Webinare
   Für eine große Teilnehmeranzahl, die gleichzeitig geschult werden soll, bieten sich Webinare an. Diese können sehr einfach direkt mit MS Teams erstellt und durchgeführt werden.
   So hat ein Referent die Möglichkeit, die Inhalte direkt zu präsentieren. Im besten Fall gibt es einen Co-Host, der die Fragen auf der FAQ Plattform sammelt und beantwortet.

B. Online – bzw. Hybride Schulungen

Online- oder hybride Schulungen sind für Gruppen bis max. 12 Personen. In dieser Gruppengröße kann der Trainer auf seine Teilnehmer eingehen. Fragen aufgreifen und beantworten. Und die Schulung im Rahmen des Themenkataloges auf die Teilnehmer hin anpassen.
So können auch Probleme des täglichen Arbeitens erörtert werden und die Teilnehmer nehmen einen direkten Nutzen aus der Schulung mit in den Arbeitsalltag.

C. Präsenzschulungen

Bei Präsenzschulungen fällt der Online Teil einer Hybridschulung weg. Alle Teilnehmer sind im Schulungsraum. Dies ist natürlich die direkteste und persönlichste Art der Schulung. Jeder sieht jeden und die Bildung von Lerngruppen und das gegenseitige Helfen bei Problemen geht viel direkter und einfacher. Wie bei den Online- und Hybridschulungen auch, können Probleme des täglichen Arbeitens erörtert werden und die Teilnehmer nehmen einen direkten Nutzen aus der Schulung mit in den Arbeitsalltag.

IV. Links

▷ Produktivität • Definition, Beispiele & Zusammenfassung (bwl-wissen.net)

Mastering Your Microsoft 365 and SharePoint Investment (aiim.org)

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Information haben helfen können.

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