Gäste in MS Teams einladen ist für moderne Zusammenarbeit unerlässlich

Die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen in Microsoft Teams ist mittlerweile zum defacto Standard geworden. Jedoch geht die Zusammenarbeit häufig auch über die Grenzen der Firma hinaus. Externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen eingebunden werden. Dann ist es erforderlich, Gäste ins Team einzuladen.

Gastzugriff in MS Teams erlauben

Damit das Einladen von Gästen überhaupt erfolgreich sein kann ist es wichtig, dass seitens der Administration diese Möglichkeit auch aktiviert worden ist.

Erst wenn diese Option aktiviert ist, dann gelingt es Ihnen als Anwenderin oder Anwender mit der Option “Mitglied hinzufügen” auch eben jene zu Mitgliedern des Teams zu machen, die nicht innerhalb der Organisation registriert sind.

Gäste als Mitglieder ins Team holen


Für diesen Zweck genügt es, die Email Adresse des Gastes zu kennen. Bitte lassen Sie sich nicht dadurch verwirren, dass es erst den Anschein hat, als würde die Email Adresse nicht gefunden werden. Erst wenn diese vollständig in das Textfeld eingegeben worden ist, wird der erfolgreiche Treffer angezeigt.

Gast hinzufügen

Sogald Sie Ihren Gast dem Team hinzugefügt haben, kann Ihr Gast auf alle Ressourcen des Teams zugreifen. Es ist also im Vorfeld wichtig zu entscheiden, ob die Inhalte, die in diesem Team sind auch wirklich für die Augen von Gästen bestimmt sind.

Sofern Sie in der Situation sind, dass Sie z.T. Inhalte haben, die vor Gästen versteckt werden sollen, jedoch der Großteil der Inhalte eines Teams mit Ihren Gästen geteilt werden soll, dann haben Sie die Möglichkeit mit privaten Kanälen zu arbeiten.

private Kanäle erkennt man am Schloss Symbol

Erstellen Sie einen privaten Kanal in Ihrem Team. Dieser ist dann nur für die Personen sichtbar, die Sie in diesen privaten Kanal einladen. Allen anderen Teammitgliedern wird dieser private Kanal nicht angezeigt.

So können Sie vertrauliche Informationen vor Gästen verstecken, aber trotzdem den Großteil Ihres Teams mit Ihren Gästen teilen.

Hier eine Übersicht über die Funktionen die Teambesitzer, Teammitglieder und Gäste haben. (Stand: 03.2021)

FunktionBesitzerMitgliedGast
Kanal erstellenHäkchenHäkchenHäkchen
An einem privaten Chat teilnehmenHäkchenHäkchenHäkchen
An einer Kanalunterhaltung teilnehmenHäkchenHäkchenHäkchen
Kanaldatei freigebenHäkchenHäkchenHäkchen
Chatdatei freigebenHäkchenHäkchen
Apps (z. B. Registerkarten, Bots oder Connectors) hinzufügenHäkchenHäkchen
Kann über ein Firmen-oder Schulkonto für Microsoft 365 eingeladen werdenHäkchen
Ein Team erstellenHäkchenHäkchen
Gepostete Nachrichten löschen oder bearbeitenHäkchenHäkchenHäkchen
Öffentliche Teams finden und diesen beitretenHäkchenHäkchen
Organigramm anzeigenHäkchenHäkchen
Mitglieder und Gäste hinzufügen oder entfernenHäkchen
Team bearbeiten oder löschenHäkchen
Berechtigungen eines Teams für Kanäle, Registerkarten und Connectors eines festlegen.Häkchen
Teambild ändernHäkchen
Gäste zu einem Team hinzufügenHäkchen
Kanalfavoriten für das gesamte Team automatisch anzeigenHäkchen
Steuerelement @[Teamname]-ErwähnungenHäkchen
@Kanal- oder @[Kanalname]-Erwähnungen zulassenHäkchen
Verwendung von Emojis, GIFs und Memes zulassenHäkchen
Team erneuernHäkchen
Team archivieren und wiederherstellenHäkchen
Quelle: Funktionen für Teambesitzer, Mitglieder und Gäste in Teams – Office-­Support (microsoft.com)

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