Microsoft Teams Transkription aktivieren: So läuft das Meeting-Protokoll automatisch mit

Wer kennt das nicht: Das Teams Meeting ist vorbei, die Entscheidungen sind gefallen, und irgendwer im Meeting hatte die Aufgabe das Besprechungsprotokoll zu führen. Spätestens am nächsten Tag fragt jemand: Was ist nochmal genau vereinbart worden? Und das zu einem Zeitpunkt an dem der Protokollbeauftragte mit der Erstellung des Protokolls noch nicht fertig ist. Denn das manuelle Protokollieren kostet Zeit und Konzentration, die man eigentlich für das Gespräch selbst braucht und auch einen Tag später besser für andere Dinge investieren könnte.

In dieser Situation würde man sich einen Assistenten wünschen der einem bei der Arbeit unterstützt. Microsoft Teams bringt genau dafür eine Lösung die sowohl beim Protokollieren des Gesprächs, als auch bei der Auswertung hilft: die automatische Transkription. Sie wandelt das Gesagte in Echtzeit in Text um, weist die Beiträge den einzelnen Sprechern zu und speichert das Transkript nach dem Meeting direkt in Microsoft 365. Und sie ist die Grundlage dafür, dass Copilot später eine sinnvolle Zusammenfassung erstellen kann.

Technische Voraussetzungen

• Die Besprechung wird in Microsoft Teams durchgeführt.
• Die Funktion Transkription ist in den Teams-Richtlinien des Mandanten aktiviert. Das ist eine Einstellung die der IT-Administrator im Teams Admin Center vornehmen muss.
• Der Organisator beziehungsweise die berechtigten Teilnehmer dürfen Transkripte erstellen. Diese Berechtigung wird über Richtlinien oder Besprechungsoptionen gesteuert.
• Die Teams Desktop-App wird empfohlen. Im Browser ist die Transkription nicht in vollem Umfang verfügbar.

Lizenz

• Für die Standard-Transkription werden entsprechende Microsoft 365 oder Teams-Lizenzen benötigt, zum Beispiel Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 oder E5.
• Erweiterte Steuerungsfunktionen, etwa wer auf das Transkript zugreifen darf oder live übersetzte Transkription, erfordern teilweise eine Teams Premium-Lizenz.

Häufigster Grund: Warum „Transkription starten“ fehlt oder ausgegraut ist

Das ist die Frage die am häufigsten in Schulungen und im Support auftaucht. Der Button ist ausgegraut oder gar nicht vorhanden. In den allermeisten Fällen liegt das an einer einzigen Ursache: Die Teams-Richtlinie des Mandanten erlaubt keine Transkription. Das ist keine Einstellung die der einzelne Anwender ändern kann, dafür ist der IT-Administrator zuständig.

Wir haben dazu zwei ausführliche Artikel auf ms-teams.at: Teams Meeting: Transkription geht nicht! und Warum kann ich mein Meeting nicht transkribieren?

Während der Besprechung: Transkription starten

1. Klicken Sie in den Besprechungssteuerelementen auf die drei Punkte „Weitere Aktionen“.
2. Wählen Sie „Aufzeichnen und transkribieren“.
3. Wählen Sie „Transkription starten“.

Alle Teilnehmer erhalten sofort eine Benachrichtigung, dass die Besprechung transkribiert wird. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Sprache der Besprechung korrekt eingestellt ist, damit die Transkription in der richtigen Sprache läuft.

Die Transkription starten: über ‚Weitere Aktionen‘ in den Besprechungssteuerelementen.

Nach der Besprechung: Wo finde ich das Transkript?

• Das Transkript ist im Besprechungschat beziehungsweise im Recap nach der Besprechung verfügbar.
• Es kann durchsucht und je nach Berechtigung auch heruntergeladen werden.
• Microsoft 365 speichert das Transkript in OneDrive oder SharePoint, abhängig davon ob es sich um eine Kanal- oder eine normale Besprechung handelt.

Transkript und Copilot – ein Dream Team

Transkribieren heißt wie oben schon gesagt, dass das gesprochene Wort in Text übersetzt wird. Wer daraus eine Zusammenfassung, Aufgabenliste oder offene Punkte Liste erstellen will, merkt schnell dass das ohne Copilot nicht möglich ist. Aber ohne Transkript kann Copilot keine Meeting-Zusammenfassung erstellen, keine Aufgaben ableiten und keine Entscheidungen dokumentieren. Die Transkription ist die Datenbasis auf der Copilot aufbaut.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unser Artikel Nach dem Meeting: Mit Copilot zur fertigen Zusammenfassung.

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