Wie kann ich meinen Kollegen in MS Teams Dokumentvorlagen bereit stellen?

Um Dokumentvorlagen bereitstellen zu können gibt es viele Möglichkeiten in MS Teams. Genau darüber werde ich hier sprechen.

1. Vorlagen in einem OneNote Notizbuch bereitstellen

Eine besonders geeignete Möglichkeit, Dokumentvorlagen bereitzustellen, ist die Nutzung eines OneNote-Notizbuchs. Dabei kann entweder das bereits mit einem Team verknüpfte Notizbuch verwendet oder ein neues erstellt werden.

Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass auf der OneNote-Seite sowohl die Datei der Dokumentvorlage selbst als auch ein Ausdruck der Vorlage eingebettet werden kann.
Dadurch lässt sich das Layout der Vorlage direkt beurteilen, und auch die mitgelieferten Inhalte können im Vorfeld eingesehen und bewertet werden.

2. Vorlagen direkt in das „Neu“ Menü einbinden

Variante zwei besteht darin, eine Vorlage direkt in das „Neu“-Menü einzubinden – also jenes Menü, das bei Dateien zur Erstellung neuer Dokumente oder Ordner verwendet wird. In diesem Menü lässt sich eine Vorlage hinterlegen, die anschließend per einfachem Klick aufgerufen werden kann.

Der Vorteil dieser Variante besteht darin, dass sich die Vorlage direkt mit der in Teams festgelegten Standardanwendung öffnen lässt – ohne dass ein Wechsel zu OneNote erforderlich ist.

Im Gegenzug ist jedoch keine Vorschau der Vorlage möglich – wie sie etwa in OneNote verfügbar wäre. Stattdessen werden im Hintergrund automatisch Inhaltsdatentypen erstellt – ein Vorgang, der früher manuell durch einen Site Owner oder SharePoint-Administrator erfolgen musste.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Information haben helfen können.

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