In den vorangegangenen Artikeln haben wir SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken kennengelernt und dabei das Ganze mit einer Raumanalogie verbunden. In dieser Raumanalogie gab es das Klemmbrett (Listen) für strukturierte Datensätze, den Aktenschrank (Bibliotheken) für Dokumente und die Brille (Ansichten) mit denen Inhalte gezielt gefiltert angezeigt werden können.
In unserer Raumanalogie gab es aber auch noch einen Flipchart, die SharePoint-Seite. In den meisten Fällen wird man in Microsoft Teams elten direkt in Kontakt mit SharePoint-Seiten kommen. Wenn man jedoch SharePoint im Browser öffnet, dann wird man immer auf eine SharePoint-Seite geleitet. Auf die sogenannte Startseite, auf Englisch: Home Page.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine SharePoint-Seite?
Eine SharePoint-Seite ist eine frei gestaltbare Webseite innerhalb einer SharePoint-Site. Und hier passiert es häufig, dass die Begriffe Seite und Site vermischt werden, weil sie so ähnlich klingen. Das Problem ist, dass hier Deutsch und Englisch vermischt wird. Bliebe man im Englischen wäre die Seite eine Page. Und so wird der Unterschied zwischen Page und Site offensichtlich.
Eine Seite kann Text, Bilder, Links und vor allem Webparts enthalten. Deshalb auch das Bild zum Artikel mit den vielen unterschiedlichen Blättern auf dem Flipchart. Webparts sind Platzhalter auf der Seite. In diese Platzhalter können Inhalte aus anderen Quellen, wie zum Beispiel Listen oder Bibliotheken, geladen werden. Um bei dem Bild zum Artikel zu bleiben kann auf einer Seite ein Diagramm als Bild sein. Ein Text aus einem Dokument und eine Auflistung von einer Liste. Viele Quellen, die thematisch zueinander passen auf einer Seite übersichtlich angeordnet.
Ein Webpart für eine Dokumentbibliothek zeigt die Dateien aus der Dokumentbibliothek. Ein Webpart für eine Liste zeigt die Einträge von einer Liste. Und das Entscheidende: Jeder Webpart kann mit einer bestimmten Ansicht, also der Brille, konfiguriert werden. Und jetzt fängt es an spannend zu werden.
Praxisbeispiel: Meine Besprechungen auf einen Blick
Zurück zu unserem mittelständischen Unternehmen. Die Besprechungspunkte werden in einer SharePoint-Liste geführt, die Besprechungsdokumente in einer eigenen Dokumentbibliothek. Bisher haben wir beides als separate Registerkarte im Teams-Kanal hinzugefügt. Unsere Anwender müssen also Registerkarte für Registerkarte anklicken und die richtigen Ansichten auswählen um gezielt ihre persönlichen Aufgaben und Dokumente im Blick zu haben.
Mit einer SharePoint-Seite ändert sich das. Die Webseite wird so eingerichtet, dass sie zweispaltig ist, damit die Informationen nebeneinander angezeigt werden können.
Links: ein Webpart für die Dokumentbibliothek, konfiguriert mit der Ansicht „Meine Dokumente“, um die Auswahl auf alle für den Anwender relevanten Dokumente zu reduzieren.
Rechts: ein Webpart für die Besprechungspunkte-Liste, konfiguriert mit der Ansicht „Meine Aufgaben“, ebenfalls um aus der Gesamtheit der Aufgaben nur die für den Anwender relevanten Aufgaben aufzulisten.
Das Ergebnis: Diese Seite bietet einen zentralen Überblick über alle Besprechungsdokumente und offenen Aufgaben, für die ich verantwortlich bin. Jeder Mitarbeitende sieht beim Öffnen der Seite automatisch seine eigenen Inhalte, weil die Ansichten personenbezogen gefiltert sind.
Eine SharePoint-Seite als Registerkarte in Microsoft Teams: Dokumente und offene Aufgaben in einer Ansicht.
Die Seite als Registerkarte in Microsoft Teams
Eine SharePoint-Seite kann direkt als Registerkarte in einem Microsoft Teams-Kanal eingebunden werden. Das Team sieht die Seite dann direkt in Teams, ohne SharePoint separat öffnen zu müssen.
Im oben gezeigten Beispiel ist die Seite „Meine Besprechungen“ als Registerkarte im Kanal „20 – Besprechungen“ eingebunden. Ein Klick auf die Registerkarte und der Mitarbeitende sieht sofort seine Dokumente und seine offenen Aufgaben.
Das ist das Bausteinsystem in der Praxis. Liste, Bibliothek, Ansichten, Seite, Webparts, Teams-Registerkarte. Zusammen ergeben sie eine Arbeitsumgebung die genau das zeigt was gebraucht wird.
Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, dann wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.
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