OneDrive in Microsoft Teams: Ihr persönlicher Arbeitsbereich

Teil 1:

Kennen Sie noch das H-Laufwerk? Je nach Unternehmen hatte es einen anderen Buchstaben, aber die Funktion war immer dieselbe: mein persönlicher Speicherplatz im Netzwerk, auf den nur ich zugreifen konnte.

Solange Sie im Büro saßen, hat das problemlos funktioniert. Im Homeoffice, beim Kunden oder unterwegs war Schluss. Ohne VPN kein Zugriff. Und häufig hatten nur privilegierte Personen überhaupt einen VPN-Zugang.

OneDrive for Business ist der moderne Nachfolger dieses persönlichen Laufwerks. Es ist ein fixer Bestandteil von Microsoft 365 und direkt über die linke Navigationsleiste in Microsoft Teams erreichbar.

Was OneDrive for Business im Alltag bringt

Der größte Unterschied zum alten Netzwerklaufwerk: Sie kommen von überall auf Ihre Dateien. Im Browser, über die Smartphone-App oder direkt aus Microsoft Teams heraus. Kein VPN, keine Installation, kein IT-Ticket.

Word, Excel und PowerPoint laufen direkt im Browser. Sie brauchen kein installiertes Office auf dem Gerät, mit dem Sie gerade arbeiten. Besonders praktisch auf einem Leihgerät oder Tablet.

OneDrive speichert automatisch frühere Versionen Ihrer Dateien. Einen Abschnitt überschrieben, den Sie doch noch gebraucht hätten? Kein Problem. Öffnen Sie den Versionsverlauf und stellen Sie die gewünschte Version wieder her. Diese Funktion hat mir schon Stunden an Zeit gespart.

Wer nicht immer online ist, kann einzelne Dateien oder Ordner über den Rechtsklick als „Offline verfügbar“ markieren. Der OneDrive Sync Client synchronisiert Änderungen automatisch, sobald eine Internetverbindung besteht.

Die Verbindung zu Microsoft Teams

OneDrive ist nicht nur ein Speicherort. Es ist die technische Grundlage für einen wichtigen Teil der Zusammenarbeit in Kalenderbesprechungen.

Wenn Sie ein Meeting über Ihren Kalender planen und Teilnehmer direkt einladen, haben diese Personen keinen gemeinsamen SharePoint. Microsoft Teams greift dann auf einen kleinen Kunstgriff zurück: Sobald jemand die erste Chatnachricht im Meeting schreibt, erstellt Teams automatisch eine Chatgruppe für alle Teilnehmer. Dokumente, die in diesem Chat geteilt werden, laufen über den OneDrive desjenigen, der sie teilt.

Alle Teilnehmer können direkt aus dem Meeting-Chat auf die Dokumente zugreifen. Ohne E-Mail, ohne Umwege. Und wer später nach dem Dokument sucht, findet es über die Besprechungen-Ansicht in OneDrive. Mehr dazu im nächsten Artikel.

Wer tiefer in das Thema OneDrive einsteigen möchte, findet in MS Teams, Das Praxisbuch Band 1 eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allen Details zu Synchronisierung, Freigaben und Zusammenarbeit.

Die technischen Grenzen von OneDrive, also maximale Dateigröße, Pfadlänge und verbotene Zeichen in Dateinamen, haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasst: OneDrive in Microsoft Teams: Diese Limits sollten Sie kennen.

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, dann wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

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