Wem gehört Ihr Microsoft 365 Tenant wirklich? (Teil 3: SharePoint)

In Teil 1 dieser Serie haben wir gesehen was passiert wenn ein IT-Dienstleister den Admin-Zugang zum Tenant als Druckmittel einsetzt. In Teil 2 ging es um Copilot und die Frage wer Zugriff auf Ihre KI-Daten hat. In diesem dritten und letzten Teil der Serie geht es um SharePoint — und damit um die Frage: Wer kontrolliert eigentlich Ihre Unternehmensdokumente?

Was SharePoint mit Ihren Dokumenten zu tun hat

Wenn Sie in Microsoft Teams eine Datei in einem Kanal speichern, landet sie nicht in Teams. Sie landet in SharePoint. Teams ist die Oberfläche, SharePoint ist das Fundament darunter. Jedes Team in Microsoft Teams hat eine eigene SharePoint-Site im Hintergrund, auf der alle Dateien des Teams gespeichert werden.

Das bedeutet: Wer den Zugriff auf SharePoint kontrolliert, kontrolliert indirekt auch alle Dokumente die in Teams gespeichert werden.

Das Berechtigungsproblem

SharePoint hat ein ausgefeiltes Berechtigungssystem. Auf jeder Ebene — Site, Bibliothek, Ordner, einzelne Datei — können Berechtigungen vergeben werden. Das ist einerseits flexibel, andererseits komplex.

In der Praxis sieht das in vielen Unternehmen so aus: Die SharePoint-Berechtigungen wurden irgendwann vom IT-Dienstleister eingerichtet. Seitdem hat sich niemand mehr wirklich damit beschäftigt. Die Geschäftsführung weiß nicht wer auf welche Dokumente zugreifen kann — und wer nicht.

Das ist kein Vorwurf, sondern eine Realität die in vielen KMU anzutreffen ist.

Deshalb hat Microsoft Teams sich auch dieser Thematik angenommen und für eine einfache und schnelle Arbeitsweise gesorgt. In Verbindung mit Microsoft Teams gibt es drei Zugriffsrechte: Besitzer, Mitglied und Gast. Diese Zugriffsrechte reichen in der Regel vollkommen aus um den Betrieb eines Teams sicherstellen zu können. Zusätzlich ist es möglich diese Berechtigungen noch zu verfeinern und anzupassen. Das allerdings bedeutet, dass diese Berechtigungen ständig gewartet werden müssen. Trotz alledem sollte die Geschäftsführung sich in regelmäßigen Abständen einen Überblick darüber verschaffen wie die Situation mit den Berechtigungen aussieht.

SharePoint hat ein ausgefeiltes Berechtigungssystem. Auf jeder Ebene — Site, Bibliothek, Ordner, einzelne Datei — können Berechtigungen vergeben werden. Das ist einerseits flexibel, andererseits sehr komplex zu warten.

Was konkret auf dem Spiel steht

Fehlende Kontrolle über SharePoint-Berechtigungen hat konkrete Konsequenzen:

• Ehemalige Mitarbeiter haben nach ihrem Ausscheiden weiterhin Zugriff auf Unternehmensdokumente, wenn ihr Konto oder ihre Gruppenmitgliedschaften nicht korrekt entfernt wurden.
• Externe Partner oder Dienstleister haben Zugriff auf vertrauliche Dokumente, obwohl die Zusammenarbeit längst beendet ist.
• Dokumente werden über Freigabelinks geteilt, die dauerhaft gültig bleiben und nicht regelmäßig überprüft werden.
• Copilot kann Informationen aus Dokumenten nutzen, die aufgrund fehlerhafter oder übermäßig großzügiger Berechtigungen für einen Benutzer zugänglich sind. Dadurch werden bestehende Berechtigungsprobleme in Microsoft 365 besonders deutlich sichtbar.

Der letzte Punkt ist besonders relevant seit der Einführung von Copilot: Fehlerhaft oder zu großzügig vergebene SharePoint-Berechtigungen können dazu führen, dass Copilot Informationen aus Dokumenten einbezieht, die nicht für den betreffenden Benutzer bestimmt waren. Copilot schafft keine neuen Zugriffsrechte, macht vorhandene Berechtigungsfehler jedoch schneller sichtbar.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Wie in den ersten beiden Teilen dieser Serie gilt auch hier: Es geht nicht darum dem IT-Dienstleister zu misstrauen. Ein guter Dienstleister wird es begrüßen wenn die Geschäftsführung die Grundlagen kennt und die richtigen Fragen stellt.

SharePoint-Berechtigungen sind kein einmaliges Thema. Sie müssen regelmäßig gepflegt werden — bei jedem Personalwechsel, bei jeder Änderung in der Zusammenarbeit mit Externen, bei jeder neuen Copilot-Einführung.

Was Sie konkret tun sollten

1. Externe Freigaben überprüfen

Im SharePoint Admin Center gibt es einen Überblick über aktive externe Freigaben. Lassen Sie regelmäßig prüfen, welche Dokumente aktuell extern geteilt sind und ob diese Freigaben noch benötigt werden.

2. Ablaufdaten für externe Links setzen

Im SharePoint Admin Center kann festgelegt werden, dass Freigabelinks automatisch nach einer bestimmten Zeit ablaufen. Dadurch wird verhindert, dass einmal erstellte Links dauerhaft gültig bleiben.

3. Sensitivity Labels für vertrauliche Dokumente

Sensitivity Labels aus Microsoft Purview ermöglichen die Klassifizierung und den Schutz vertraulicher Dokumente. Je nach Konfiguration können Dokumente verschlüsselt, der Zugriff eingeschränkt oder die Weitergabe verhindert werden. Copilot respektiert diese Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen und kann nur auf Inhalte zugreifen, für die der jeweilige Benutzer berechtigt ist.

4. Berechtigungen bei Personalwechsel prüfen

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, reicht es nicht aus, nur das Benutzerkonto zu deaktivieren. Externe Freigaben, Gastzugänge und Gruppenmitgliedschaften sollten ebenfalls überprüft und gegebenenfalls entfernt werden. Freigabelinks können auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters weiterhin gültig sein.

Copilot umgeht keine Berechtigungen. Copilot macht jedoch bestehende Berechtigungsprobleme sichtbar. Sind Berechtigungen zu großzügig vergeben, kann Copilot Informationen aus Dokumenten nutzen, die für den betreffenden Benutzer eigentlich nicht vorgesehen waren. Und das ist für die Geschäftsführung relevant.

Checkliste für die Geschäftsführung

• Wissen Sie welche SharePoint-Sites in Ihrem Tenant existieren?
• Wissen Sie welche Dokumente aktuell extern geteilt werden?
• Gibt es einen Prozess der bei jedem Personalwechsel die SharePoint-Berechtigungen überprüft?
• Sind vertrauliche Dokumente mit Sensitivity Labels geschützt?
• Hat Ihr IT-Dienstleister Ihnen je einen Überblick über die aktuellen SharePoint-Berechtigungen gegeben?

Copilot umgeht keine Berechtigungen. Copilot macht jedoch bestehende Berechtigungsprobleme sichtbar. Sind Berechtigungen zu großzügig vergeben, kann Copilot Informationen aus Dokumenten nutzen, die für den betreffenden Benutzer eigentlich nicht vorgesehen waren. Und das ist für die Geschäftsführung relevant.

Abschluss der Serie

Diese dreiteilige Serie hatte ein Ziel: Ihnen als Geschäftsführer einen klaren Blick darauf zu geben wer Ihren Microsoft 365 Tenant wirklich kontrolliert.

• Teil 1: Microsoft Teams — das Break-Glass-Konto als Sicherheitsnetz
• Teil 2: Microsoft 365 Copilot — wie denkt Copilot?
• Teil 3: SharePoint — wer kontrolliert Ihre Unternehmensdokumente?

Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser. Und ein guter IT-Dienstleister wird genau das unterstützen.

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, dann wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Sie möchten prüfen ob Ihr Unternehmen die Kontrolle über seinen Microsoft 365 Tenant hat? Dann senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage. Wir rufen Sie gerne zurück.

Wir freuen uns auf Sie.

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