Outlook und MS Teams – Fokuszeit

Update 2026: Fokuszeit in Microsoft Teams

Dieser Artikel stammt aus 2019 und beschreibt die Fokuszeit über das damalige Tool MyAnalytics. Seitdem hat Microsoft MyAnalytics in Microsoft Viva Insights integriert. Der Name hat sich geändert, das Prinzip ist geblieben: Fokuszeit schützt ungestörte Arbeitsblöcke im Kalender.

Fokuszeit mit Microsoft Viva Insights

Viva Insights ist die Nachfolge-App von MyAnalytics und direkt in Microsoft Teams eingebunden. Sie findet freie Zeitfenster in Ihrem Kalender und bietet an, diese als Fokuszeit zu reservieren.

So richten Sie die Fokuszeit ein

Viva Insights muss zuerst als App in Microsoft Teams hinzugefügt werden. Dazu unter Apps nach „Viva Insights“ suchen und auf „Hinzufügen“ klicken. Danach erscheint die App in der linken Navigationsleiste.

Fokuszeit buchen in Viva Insights: Viva Insights Microsoft Teams über den App Store hinzufügen.

• Viva Insights in Microsoft Teams öffnen
• Tab „Wohlbefinden“ auswählen
• Abschnitt „Fokus“ → „Fokuszeit buchen“
• Gewünschten Zeitblock auswählen und buchen

Die gebuchte Fokuszeit erscheint als Kalendertermin in Outlook. Während der Fokuszeit werden Teams-Benachrichtigungen automatisch stumm geschaltet und der Anwesenheitsstatus auf Beschäftigt gesetzt.

Fokusplan: Automatisch wiederkehrende Fokuszeit

Statt jede Fokuseinheit manuell zu buchen, kann ein Fokusplan eingerichtet werden. Viva Insights reserviert dann automatisch täglich Fokuszeit basierend auf Ihren Einstellungen.

• Wie viel Fokuszeit pro Tag gewünscht wird
• Ob morgens oder nachmittags
• Ob Teams-Benachrichtigungen während der Fokuszeit stumm geschaltet werden
• Ob eine Teams-Erinnerung den Fokusmodus starten soll

Der Fokusmodus in Teams

Wenn die Fokuszeit beginnt, erscheint in Teams eine Benachrichtigung. Sie können direkt in den Fokusmodus wechseln. Dieser schaltet alle Ablenkungen aus und zeigt optional kurze Pausen an, um die Konzentration zu erhalten.

Voraussetzungen

• Microsoft 365 Lizenz mit Viva Insights Serviceplan (in den meisten Business-Lizenzen enthalten)
• Viva Insights App in Microsoft Teams installiert
• Hinweis: Die Funktionen können vom Administrator eingeschränkt oder deaktiviert sein

Fokuszeit buchen in Viva Insights: Direkt aus Microsoft Teams heraus Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten reservieren.

Update Ende

ms-teams.at powered by kuester.it

Seit einiger Zeit gibt es in MS Outlook das Tool Insights. Dieses Tool stellt diverse Hilfsmittel zur Verfügung um den Arbeitstag besser organisieren zu können. Darüber hinaus kann jeder auf myanalytics.microsoft.com sein eigenes Dashboard in Office 365 öffnen und aus den Kennzahlen ablesen wie viel Zeit wofür aufgewendet wird.

In Outlook gibt es darüber hinaus die Möglichkeit direkt über ein Add-In auf Tools zuzugreifen, welche von MyAnalytics bereitgestellt werden.

Eines dieser Tools ist es sich selber Fokuszeit zu reservieren, um ungestört Arbeiten zu können. Diese Fokuszeit wird in den Outlook Kalender eingetragen, so wie ein Termin und ist damit als gebuchte Zeit für andere Sichtbar.

Sofern die Fokuszeit über das Insights Add In gebucht wird wird sich das auch auf MS Teams aus.

Sobad die in Outlook gebuchte Fokuszeit erreicht ist, wird in MS Teams automatisch der Anwesenheitsstatus auf Beschäftigt gesetzt und alle Meldungen von MS Teams werden unterdrückt.

Benachrichtigungen die normalerweise sofort zugestellt würden, werden dann erst nach der Fokuszeit angezeigt.

Sie haben Bedarf an Unterstützung oder an Schulungen? Dann rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage.

Wir freuen uns auf Sie.
Ihr Competence-Team der mso365.cloud OG