Microsoft Planner 2026: Was er kann und wann er die richtige Wahl ist

Dieser Artikel ist notwendig geworden, weil sich in den letzten Jahren viel verändert hat in der Microsoft 365 Welt. Wer auf diesem Blog nach dem Artikel „Entscheidungshilfe: Project für das Web oder Planner“ gesucht hat, wird ihn nicht mehr finden. Das hat einen einfachen Grund: Microsoft hat Project für das Web im August 2025 eingestellt und alle Funktionen in Microsoft Planner integriert, und ist jetzt als Planner Premium bekannt. Daher dieser Artikel, damit Sie einen Überblick bekommen was Microsoft Planner kann und wann er die richtige Wahl ist.

Microsoft Planner ist heute das zentrale Aufgaben- und Projektmanagement-Werkzeug in Microsoft 365. Dieser Artikel erklärt was Planner 2026 kann, was Basic von Premium unterscheidet und wann er die richtige Wahl ist.

Was ist Microsoft Planner heute?

Microsoft Planner ist das Aufgabenverwaltungs-Werkzeug in Microsoft 365. Er ist direkt in Microsoft Teams integriert. Die neue Planner-App führt persönliche Aufgaben aus To Do und Outlook sowie Teamaufgaben aus Planner zusammen. Zusätzlich werden Aufgaben aus Loop-Komponenten mit Planner synchronisiert und können zentral verwaltet werden.

Seit August 2025 ist Planner auch der offizielle Nachfolger von Project für das Web. Die Projektmanagement-Funktionen die früher in Project verfügbar waren, sind jetzt in Planner Premium enthalten.

Microsoft To Do und Planner: Persönliche und Team-Aufgaben

Ein wichtiger Punkt der häufig für Verwirrung sorgt: Microsoft To Do und Microsoft Planner sind zwei verschiedene Werkzeuge mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

• Microsoft To Do ist für persönliche Aufgaben. Eigene To-Do-Listen, Aufgaben aus Outlook-E-Mails, Tagesplanung. To Do ist auch direkt in Outlook integriert und synchronisiert sich geräteübergreifend. Zusätzlich erscheinen unter „Mir zugewiesen“ auch Planner-Aufgaben, die dem Nutzer zugewiesen wurden.
• Microsoft Planner ist für Team-Aufgaben. Gemeinsame Projekte, Aufgabenverteilung im Team, Kanban-Boards.

Was sich bei Planner 2026 geändert hat

• Task-Chat statt Kommentare: Die bisherige Kommentarfunktion wurde durch einen modernen Aufgaben-Chat ersetzt, der Rich-Text und @Erwähnungen unterstützt.
• Benachrichtigungen nur noch bei @Erwähnung: Kollegen erhalten Benachrichtigungen per E-Mail oder Teams künftig nur noch, wenn sie direkt markiert wurden.
• Wiederverwendbare Vorlagen: Unternehmen können standardisierte Projektvorlagen anlegen.
• Copilot-Integration: Mit Microsoft 365 Copilot-Lizenz können Pläne und Aufgaben per Sprachbefehl erstellt und verwaltet werden.
• iCalendar-Feed entfernt: Die Synchronisation von Planner-Aufgaben in den Outlook-Kalender über den iCalendar-Feed wurde Anfang 2026 eingestellt.

Planner Basic oder Planner Premium?

Planner gibt es in zwei Varianten. Die Wahl hängt davon ab, wie komplex die Anforderungen sind.

Wann reicht Planner Basic, wann braucht man Premium?

Planner Basic genügt wenn:

• Aufgaben im Team verwaltet und verfolgt werden sollen
• Einfache Projekte mit Kanban-Board geplant werden
• Keine komplexen Abhängigkeiten oder Ressourcenplanung benötigt werden
• Das Team in Microsoft 365 Business Standard oder Premium arbeitet

Planner Premium sinnvoll wenn:

• Projekte mit Zeitachse und Gantt-Diagramm geplant werden müssen
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abgebildet werden sollen
• Standardisierte Projektvorlagen für wiederkehrende Projekte benötigt werden
• Copilot bei der Projektplanung unterstützen soll

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