MS Teams Netiquette für Dateien

MS Teams ist viel mehr als “nur” ein Meeting Tool. MS Teams ist ein ausgezeichneter Ort, um allein oder gleichzeitig mit Kollegen an Dateien zu arbeiten.
Ihre Dateien werden auf einer SharePoint-Website abgelegt. Auf dieser befindet sich eine Dokumentbibliothek, die mit Ihrem Team erstellt wurde. Obwohl Sie MS Teams nicht verlassen, arbeiten Sie im Endeffekt auf SharePoint.

Auf die Dateigröße aufpassen.

Damit Sie die Daten noch synchronisieren können, gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße. Halten Sie Dateien unter 100 GB groß. So kann der Synchronisationsclient ggf. die Dateien auch synchronisieren.

Beschränken Sie sich auf maximal drei Ebenen von Ordnern.

Dies ist eine bewährte Methode. Denn vieles lässt sich in SharePoint auch mit Schlagworten erledigen. Darüber hinaus ist es extrem sinnvoll so zu verfahren, denn es gibt auch eine Zeichenbeschränkung für die Ordnerpfadlänge. Insgesamt – incl. aller Bestandteile der URL – darf die maximale Länge von 255 Zeichen nicht überschritten werden.

Synchronisieren Sie Dateien für den Offline-Zugriff.

Installieren Sie die OneDrive App für den Offlinezugriff, sofern das nicht schon längst geschehen ist. Damit wird ein direkter Zugriff auf die Dateien im Windows Explorer oder MacOS Finder möglich. Dies gilt auch für die mobile OneDrive-App. Bitte bei der Auswahl der zu synchronisierenden Dateien auf die Größe Ihrer Festplatte achten. Aber dann arbeiten Sie im Flugzeug, ohne WLAN zu benötigen!

Sie können Ihre Dateien jederzeit direkt in SharePoint anzeigen.

Manche Funktionen wie der Versionsverlauf oder der Papierkorb sind nur in SharePoint verfügbar. Zur Zeit zumindest. Wenn Sie sich auf der Registerkarte Dateien befinden, klicken Sie auf In SharePoint öffnen. So können Sie auf der SharePoint Website alle Optionen verwenden, die durch SharePoint zur Verfügung gestellt werden. Auch die oben genannten.

Dateien und Ordner können ihre eigenen Berechtigungen haben.

Sie können entweder einzelne Dateien, oder ganze Ordner über SharePoint für andere Personen freigeben. Aber Vorsicht: Berechtigungen auf Dateiebene können schnell schwierig zu verwalten sein. Daher bitte nur im Einzelfall Dateien freigeben. Und wenn, dann bitte mit einer zeitlichen Begrenzung versehen.

Überlegen Sie genau, welchen Speicherort Sie wählen.

Wenn Sie in einem Team sind und eine Datei über die Registerkarte Dateien in einem Kanal hochladen, dann wird sie in SharePoint gespeichert.
Wenn Sie jedoch eine Datei in einen privaten Chat hochladen, dann wird die Datei in Ihrem OneDrive gespeichert und automatisch für alle im Chat freigegeben.

Dies ist auch – und vor allem – wichtig für Meetings. Wo finden diese statt?

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Information haben helfen können.

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