ms-teams.at | Copilot im Teams-Alltag | Artikel 2 von 4
Kennen Sie das? Haben Sie das schon mal erlebt? Das Meeting ist vorbei. Keiner hat mitgeschrieben. Die Aufgaben, die verteilt wurden, kennt beim nächsten Termin niemand mehr genau. Und wer zu spät gekommen ist platzt ins Meeting, und fragt was er verpasst hat.
Mit guter Vorbereitung und einem Plan hilft Microsoft Copilot in Teams genau bei diesem Problem. Aber nur, wenn der Workflow stimmt. In diesen Artikel zeige Ihnen einen Weg, wie Sie von der Vorbereitung im Teams-Kanal bis zur fertigen Zusammenfassung nach dem Meeting kommen. Einen von vielen.
Inhaltsverzeichnis
Der Workflow im Überblick
Bitte sehen Sie MS Teams als zentrale Plattform für Kommunikation an. Teams ist nicht das Videotool. Teams ist die Plattform, auf der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung stattfinden.
Hier einmal die Schritte in Chronologischer Reihenfolge, die dann im Artikel der Reihe nach besprochen werden:
| Schritt | Was passiert | Wo in Teams |
| 1. Vorbereitung | Agenda im Kanal, Unterlagen hochladen | Teams-Kanal |
| 2. Meeting starten | Transkript aktivieren, Copilot einschalten | Teams-Meeting |
| 3. Während des Meetings | Zusammenfassung abrufen, Nachzügler einbrieven | Copilot-Panel im Meeting |
| 4. Nach dem Meeting | Zusammenfassung generieren, in Kanal posten | Chat-Zusammenfassung |
Schritt 1: Vorbereitung im Teams-Kanal
Das Meeting beginnt nicht im Kalender. Es beginnt im Kanal.
Kommunikation im Team findet auf vielen Ebenen statt. Eine davon sind Kanalnachrichten. Diese können genutzt werden um im Vorfeld des Meetings einige Punkte abzukären. Posten Sie die Agenda als Nachricht im zugehörigen Teams-Kanal, bevor das Meeting startet. Sollte es zum Meeting Dokumente geben, die für dem Erfolg des Meetings wichtig sind, dann stellen Sie diese Ihren Kollegen zur Verfügung. Laden Sie Unterlagen direkt dort hoch, wo Sie auch die Nachrichten verfasst haben.
Das hat einen konkreten Grund: Copilot arbeitet im Kontext von Teams. Je mehr relevanter Kontext im Kanal liegt, desto präziser werden die Copilot-Ausgaben während und nach dem Meeting.
| Praktischer Tipp: Nutzen Sie die @mention-Funktion in der Agendanachricht. Wer erwähnt wird, bekommt eine Benachrichtigung und sieht den Kontext sofort. Das ersetzt die separate Einladungs-E-Mail mit Anhang. |
Schritt 2: Meeting starten und Transkript aktivieren
Um das Meeting im Nachhinein effizient protokollieren zu können benötigen wir eine Informationsquelle. Diese Informationsquelle können wir mit Hilfe von MS Teams uns erstellen lassen. Durch die Aktivierung des Transskript während das Meeting durchgeführt wird. Kurz nachdem es gestartet wurde. Denn Ohne Transkript kein mit Copilot erstelltes Protokoll. Das ist die wichtigste Voraussetzung.
So aktivieren Sie das Transkript:
- Meeting starten
- In der Menüleiste auf die drei Punkte klicken
- „Transkription starten“ auswählen
- Alle Teilnehmer sehen einen Hinweis, dass transkribiert wird
Wichtig: Das Transkript zeichnet auf, wer was gesagt hat. Copilot greift später genau auf diese Zuordnung zurück, wenn Sie nach Aufgaben oder Entscheidungen pro Person fragen.
| Datenschutzhinweis: Alle Teilnehmer sehen die Aktivierung der Transkription. Das Transkript wird im Teams-Meeting-Chat gespeichert und ist für alle Teilnehmer abrufbar. Klären Sie im Vorfeld intern, ob Transkriptionen in Ihrem Unternehmen zulässig sind. |
Schritt 3: Copilot während des Meetings
Copilot ist während des Meetings über das Copilot-Panel erreichbar. Sie öffnen es über das Copilot-Symbol in der Menüleiste.
Zusammenfassung während des Meetings
Sie können Copilot jederzeit fragen, was bisher besprochen wurde. Das ist besonders nützlich bei langen Meetings oder wenn Sie kurz nicht aufgepasst haben.
Prompt: „Fasse die wichtigsten Punkte der letzten 15 Minuten zusammen.“
Sie kommen zu spät? Copilot holt Sie ab.
Das Meeting läuft bereits. Sie steigen ein und wissen nicht, wo die Gruppe gerade steht. Früher: Meeting unterbrechen, nachfragen, alle warten.
Mit Copilot: Sie öffnen das Copilot-Panel und fragen:
| „Was wurde bisher besprochen? Fasse die wichtigsten Punkte zusammen.“ Copilot liefert eine Zusammenfassung auf Basis des laufenden Transkripts. Sie steigen ein, ohne das Meeting zu unterbrechen. |
Das ist kein Randfall. In der Praxis kommt mindestens eine Person zu spät. Copilot macht das zur Routine, nicht zur Ausnahme.
Schritt 4: Nach dem Meeting
Das Meeting ist vorbei. Copilot generiert jetzt die Zusammenfassung.
Sie finden die Zusammenfassung im Teams-Meeting-Chat unter dem Tab „Zusammenfassung“. Copilot listet dort automatisch:
- Die wichtigsten besprochenen Themen
- Offene Punkte und Entscheidungen
- Übernommene Aufgaben mit Namen der verantwortlichen Person
Posten Sie die Zusammenfassung direkt als Antwort auf die Agenda-Nachricht im Kanal. Damit liegt alles an einem Ort: Vorbereitung, Durchführung, Ergebnis.
Der nächste Schritt in dieser Serie: Das Transkript wird in Word zu einem vollständigen Protokoll. Dafür benötigen Sie den OneDrive-Link zur Transkriptdatei, nicht den lokalen Dateipfad.
Schlecht vs. Gut: Prompts die funktionieren
Die Qualität der Copilot-Ausgabe hängt direkt an der Qualität des Prompts. Diese Beispiele zeigen den Unterschied.
| Situation | Schlechter Prompt | Guter Prompt |
| Zusammenfassung nach Meeting | Fass das Meeting zusammen. | Fasse die wichtigsten Entscheidungen und offenen Punkte aus diesem Meeting zusammen. Sprache: Deutsch. Format: Stichpunkte. |
| Aufgaben extrahieren | Was waren die Aufgaben? | Liste alle übernommenen Aufgaben mit Name der verantwortlichen Person und genanntem Termin auf. |
| Nachzügler einbrieven | Was habe ich verpasst? | Was wurde bisher besprochen? Fasse die wichtigsten Punkte der letzten 15 Minuten zusammen. |
| Agenda Folgemeeting | Was kommt als nächstes? | Erstelle eine Agenda für das Folgemeeting auf Basis der offenen Punkte aus diesem Transkript. Sprache: Deutsch. |
Was Copilot hier nicht kann
Kein Transkript, keine Zusammenfassung. Das ist die härteste Einschränkung. Copilot arbeitet ausschließlich auf Basis des Transkripts. Wer die Transkription nicht startet, bekommt keine KI-gestützte Nachbereitung.
- Kein Transkript gestartet: Copilot hat keinen Kontext und kann nichts zusammenfassen
- Schlechte Gesprächsqualität: Durcheinander im Meeting, Durcheinander im Output
- Externe Teilnehmer ohne Teams-Account: Ihre Beiträge werden im Transkript möglicherweise nicht korrekt zugeordnet
- Copilot ersetzt kein Urteilsvermögen: Die Zusammenfassung ist ein Entwurf, kein Protokoll. Prüfen Sie das Ergebnis immer.
ROI: Was das in der Praxis bedeutet
Diese Zahlen basieren auf Erfahrungswerten aus Schulungen und Praxiseinsätzen. Sie sind Schätzungen, keine Studienergebnisse.
| Aufgabe | Ohne Copilot | Mit Copilot |
| Meeting-Zusammenfassung erstellen | 15–20 Minuten | 2–3 Minuten |
| Offene Punkte extrahieren | 10 Minuten | 1 Minute |
| Nachzügler einbrieven | Meeting unterbrechen | Prompt, fertig |
| Agenda für Folgemeeting | 10 Minuten | 2 Minuten |
Bei drei Meetings pro Woche und zehn Teilnehmern ergibt das eine realistische Zeitersparnis von 30 bis 45 Minuten pro Person pro Woche. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das zwei bis drei Arbeitstage pro Mitarbeiter.
Der nächste Schritt in der Serie
Das Transkript liegt in Teams. Im nächsten Artikel zeigen wir, wie Sie es in Word zu einem vollständigen Protokoll machen, offene Punkte extrahieren und Follow-Up-Mails direkt aus Teams versenden.
| Artikelserie: Copilot im Teams-Alltag Artikel 1: Terminvorbereitung mit Copilot in Outlook und Teams Artikel 2: Teams-Meeting mit Copilot (dieser Artikel) Artikel 3: Vom Transkript zum Protokoll in Word Artikel 4: PowerPoint-Vorbereitung für das Folgemeeting |
Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, dann wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.
Sie haben Bedarf an Webinaren oder Schulungen zu Microsoft 365, SharePoint und Microsoft Teams? Dann senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage. Wir rufen Sie gerne zurück.
Wir freuen uns auf Sie.
No responses yet