10 Gründe für MS Teams als digitaler Schreibtisch

MS Teams positioniert sich als „digitaler Schreibtisch“ für das Teamwork in modernen Unternehmen. Wir haben die 10 wichtigsten Vorteile von Microsoft Teams für Sie zusammengefaßt.

1. Besser im Team arbeiten

Als “digitaler Schreibtisch” setzt MS Teams auf Funktionalität. Das erreicht MS Teams durch die Integration der Microsoft 365-Anwendungen. Von diesen Anwendungen gibt es reichlich wie z.B. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote und andere.
Darüber hinaus setzt MS Teams auf Offenheit. Viele andere Anwendungen aus dem Web wie z.B. MindMeister, RSS Feeds, Webseiten und andere sind in MS Teams integrierbar.
So können Teams gemeinsam und zeitgleich an Dateien arbeiten. Darüber hinaus stellt MS Teams als “digitaler Schreibtisch” die Zusammenarbeit im Team – oder im Projekt – durch eine Vielzahl weiterer Funktionen sicher. Dazu gehören u.a. Funktionen wie Anrufe, Gruppengespräche, Videotelefonie uvm.

2. Kommunizieren und zusammenarbeiten in einer App

Die Möglichkeiten mit MS Teams zu kommunizieren sind sehr umfangreich. Anrufe, Gruppengespräche und Videotelefonie gehören ganz klar in die Kategorie Kommunikation. Das ist allerdings nicht alles. Denn Kommunikation kann auch über Chatfunktion oder über Beiträge in Team Kanälen stattfinden.
Informationen sind somit offen, transparent, leicht auffindbar und sicher.
Für die Zusammenarbeit in MS TEAMS als Werkzeug für die Teamarbeit stellt MS Teams die Anwendungen auf einer einzigen “Schreibtischoberfläche” zur Verfügung. Durch die Organisation in Teams und Kanäle ist die Kommunikation somit thematisch strukturiert und ergebnisorientiert.

3. MS Teams ist digital und ortsunabhängig

Teams ist mein digitaler Arbeitsplatz. Das bedeutet dass ich MS Teams überall verwenden kann, wo ich eine Internetverbindung habe. Ich kann also von beliebigen Orten digital und dezentral mit anderen Kollegen zusammenarbeiten.
Dateien und Informationen sind durch die gemeinsame Dateiablage im Teams Speicher transparent für alle Teammitglieder verfügbar. Die Chat Funktion und die Beiträge im Team – sowie die Voice over IP Funktionalität – macht die Zusammenarbeit unabhängig von Ort und Zeit.
Teammitglieder erhalten mehr Flexibilität. Sie können entscheiden, wann und wo sie arbeiten wollen bzw. können – z.B. im Home-Office oder im Außendienst. Und dies kann durch die Arbeitsort Einstellungen den Kollegen sichtbar gemacht werden.

4. Microsoft Teams für alle Betriebssysteme und Mobilgeräte

Wie schon oben erwähnt, ist Microsoft Teams für die dezentrale Arbeit konzipiert. Das bedeutet es gibt Microsoft Teams für Windows-PCs und Macs genauso wie für Android-Tablets und Smartphones, iPhones und iPads.
Die Browser-Version ermöglicht weiters die Nutzung des digitalen Schreibtischs. Microsoft Teams kann sofort – ohne Installation des Programms – auf dem Gerät genutzt werden.

5. MS Teams schafft eine strukturiertere Übersicht

Emails sind eine der größten Zeitfresser im Büro. Der Nachteil von E-Mails ist, dass sie chaotisch eingehen und manuell zugeordnet werden müssen.
Durch die Kommunikation in verschiedenen Teams und den dort erstellten Kanälen erfolgt die Kommunikation in Microsoft Teams genau da, wo sie hingehört.
Auch Dateien können im richtigen Team und Kanal abgelegt werden. Das schafft eine strukturierte Ordnung. Ein schneller Zugriff auf Informationen, Ordner und Dateien ist gewährleistet. Dies auch bei komplexen Teams. Die Arbeit wird effizienter, denn Teams erspart unnötiges Klicken und Suchen.

6. Dokumente in Teams gleichzeitig bearbeiten

Nicht nur dezentrales Arbeiten wird durch MS Teams ermöglicht. Sondern auch simultanes Arbeiten. Dies behebt eines der größten Ärgernisse der Vergangenheit. Nämlich dass nur eine Person exklusiv an einer Datei arbeiten kann.
Die Dateien werden auf dem Speicherplatz SharePoint abgelegt. Dadurch können in Microsoft Teams Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Der Fokus liegt vor allem auf den Office Programmen Excel, Word, PowerPoint etc.
Ein weiteres wichtiges Tool von SharePoint ist die Versionskontrolle. Alle Versionen werden gespeichert und durch das gleichzeitige Arbeiten gehören Versionskonflikte der Vergangenheit an.

7. Microsoft Teams ist in anderen Microsoft 365 Apps integriert

Microsoft Teams ist das Programm, welches alle einzelnen Dienste in Microsoft 365 zur Verfügung stellen kann.
Genau dies zeigt die Idee des digitalen Schreibtisch. Ich habe zum richtigen Zeitpunkt das passende Werkzeug zur Hand, welches in der aktuellen Situation benötige.
Das bedeutet, dass über die Nachrichten und Dateien in Kanälen hinaus auch Microsoft 365 Anwendungen in einem Kanal bereit gestellt werden können, welche genau für den eigentlichen Zweck des Kanals dienlich sind.

8. Teams kann jederzeit erweitert werden

Microsoft Teams ist erweiterungsfähig und offen für Anwendungen dritter Anbieter. So können nicht nur Excel und Word, Planner oder Forms in Teams eingebunden werden.
Auch Anwendungen wie Marketing-Apps und CRM-Systeme dritter Anbieter können über Microsoft Teams bereitgestellt und in der Oberfläche von Teams verfügbar gemacht werden.
Hunderte verschiedene Anwendungen können so unter dem gemeinsamen Dach zusammengeführt werden. Damit entfällt das nervige Wechseln zwischen Anwendungen in unterschiedlichen Browserfenstern und das Merken der unterschiedlichen Login-Daten.

9. Externe können als Gäste mitarbeiten  

Ein weiteres Kernmerkmal von MS Teams ist die Arbeit über die Grenzen des Unternehmens hinaus. Ob Kunde, Agentur oder Freelancer: In Microsoft Teams können externe Personen von außerhalb der Organisation schnell und einfach als Gast hinzugefügt werden.
Als Gast in einem Team haben sie dann Zugriff auf alle Informationen des Teams und können effektiv mit den Kollegen aus der Firma zusammen arbeiten.
Ebenso können natürlich auch Gäste zu einem Teams-Meeting eingeladen werden.
So werden über die Grenzen des Unternehmens hinaus die Vorteile des digitalen Kollaborationstools MS Teams voll genutzt.

10. MS Teams ist die Basis für den digitalen Arbeitsplatz

Die Flexibilität mit MS Teams dort arbeiten zu können, wo ich gerade bin, hat die Sichtweise auf die Arbeit und den Arbeitsort fundamental geändert.
Mitarbeiter wollen – oder müssen – über verschiedene Standorte, Zeitzonen und Sprachen hinweg zusammenarbeiten. Mitarbeiterinnen wollen den Arbeitsort flexibel wählen können.
Projekte sollen besser und schneller umgesetzt werden.
Dies stellt das zeitgemäße Werkzeug Microsoft Teams für die Zusammenarbeit bereit.
Die Kommunikationswege im Unternehmen werden gebündelt, die Produktivität erhöht sich und der Informationsaustausch wird einfacher und zielgerichteter.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Information haben helfen können.

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